Ogarnij się! Google Keep vs OneNote – aplikacje do notatek

 

UPDATE co do OneNote 2022.07.18:
Na dzień dzisiejszy osobiście polecam Notezilla – zapraszam do lektury nowego wpisu.

TL;DR:

• Podobne przeznaczenie różnych aplikacji nie musi oznaczać, że wykluczają się wzajemnie!
• Google Keep = “tablica” z wirtualnymi, samoprzylepnymi karteczkami
• OneNote = notesy z notatkami, identyfikowanymi po tytułach
• Podstawowa różnica to sposób prezentacji treści
• Narzędzia dobrze się uzupełniają
• Używaj emotikonów, by łatwiej lokalizować notatki

Aplikacjowy zawrót głowy

Organizacja informacji w sensowny sposób może spędzać sen z powiek, gdy żyje się w społeczeństwie informacyjnym. Fakt ten wiąże się między innymi z tym, że jesteśmy nimi wprost bombardowani. Cóż zrobić? Trzeba się pogodzić i… szukać sposobów na odnalezienie się.

Na łamach bloga często podejmowana jest tematyka narzędzi, których używanie w zamyśle ma zmniejszyć zawrót głowy i ułatwić nam organizację naszego życia. Ale co w przypadku, gdy same w sobie stają się one przyczyną wspomnianego zawrotu? No właśnie! Czy naprawdę musi być ich aż tak wiele? Zliczając aktualnie używane przeze mnie na co dzień aplikacje produktywnościowe, skończę na co najmniej pięciu. Nieraz nachodzi mnie pokusa, by zamienić je wszystkie na jedno wybrane. Możemy w ten sposób dojść do dylematu: którą wybrać? Przykładowo: Keep czy OneNote? Przedstawię najważniejsze wg mnie za i przeciw dla każdej z nich, stawiając je niejako w opozycji… Ale czy na pewno?

Keep. Samoprzylepne karteczki na ekranie

“Rozkmina” na omawiany temat naszła mnie podczas porządkowania notatek zgromadzonych w Google Keep. Jako, że jeszcze o narzędziu u nas nie było, to krótko tłumaczę w ramach obowiązku: Keep to agregator notatek na wzór samoprzylepnych karteczek, które możemy katalogować dzięki tagom. Głównym atutem są: prostota i przejrzysty interfejs. Niemalże rzutem oka możemy spostrzec najważniejsze treści, a poprzez odpowiednie dobranie tagów – filtrować je i wywoływać w zależności od sytuacji. Można dodawać notatki głosowe, graficzne, rysować, a dostęp do tego wszystkiego jest możliwy oczywiście (dla mnie to absolutny must-have) z każdego urządzenia. Skoro narzędzie stanowi metaforę samoprzylepnych karteczek, nie mogło oczywiście obyć się bez różnych kolorów. Możliwe są również przypomnienia, choć osobiście często z nich nie korzystam (raczej używam do tego celu TickTick lub cyfrowego kalendarza, który to jest absolutną podstawą dobrego zarządzania czasem, ale o tym kolejnym razem).

Keep & OneNote = symbioza idealna?

Stanąłem dzisiaj przed następującym problemem – w jaki sposób, oraz czy w ogóle to konieczne – uargumentować korzystanie z dwóch aplikacji o podobnych założeniach. W końcu zarówno używany przeze mnie z umiłowaniem OneNote, jak i Keep, służą do tworzenia notatek! Kminiłem, kminiłem, ale ostatecznie wyszedłem obronną ręką.

Już tłumaczę: podstawowa różnica to sposób prezentacji treści. Keep prezentuje informacje na wzór tablicy, obok siebie. OneNote kataloguje informacje w zeszyty – wywołanie jednej notatki z reguły przysłania nam resztę. Tylko tyle i… aż tyle. Jak dla mnie te dwa narzędzia bardzo dobrze się uzupełniają. Mój system wygląda tak: to, o czym chcę pamiętać, a jednocześnie stanowi prosty komunikat, idzie do Keepa. Bardziej złożone, wielozdaniowe treści, wklepuję do OneNote i nadaje im trafny tytuł, dzięki któremu łatwo skojarzę, co jest “w środku”.

Omawiając to bardziej dobitnie: w Keep przechowuję głównie skondensowane informacje w postaci haseł/fraz/krótkich zdań do zapamiętania. Ewentualnie, przechowuję tam sporządzone na szybko notatki czy wycinki ciekawych informacji, które potem transferuję do odpowiedniego notesu w OneNote. Zacząłem wykorzystać w tym celu osobny tag: “Do OneNote” (niektórzy mogą tutaj wspomnieć, że przecież ON ma sekcję “Szybkie notatki”… no niby ma, ale poprzez złożoność programu, dotarcie do niej jest wg mnie nieco bardziej czasochłonne).
Z kolei OneNote, dzięki zastosowaniu wielopoziomowej kategoryzacji informacji, pozwala na archiwizowanie treści i “ukrywanie” jej z pola widzenia, dopóki jej nie potrzebujemy. Przez to dobrze się sprawdza np. do robienia “researchu”, który zajmuje wiele linijek tekstu.

Przerywamy komunikat, by zasugerować Państwu… emotikony!

Do kategoryzowania i łatwego wyszukiwania informacji z całego serca polecam emotikony. Mogą pełnić one funkcje ikon, które pozwalają skojarzyć informację znajdującą się pod danym tytułem, bez czytania go w całości. Znacznie przyspiesza to korzystanie z notatek. Bardzo fajną i wygodną bazę stanowi Emojipedia. Naprawdę, przy odrobinie kreatywności można znaleźć “ikony” do wszystkiego.

Checklisty, liściki

Ok, wracamy do programu. Ostatnim atutem OneNote, o którym chciałem wspomnieć, jest tworzenie list. Powołuję się tutaj na tę samą propozycję, którą przedstawiłem we wpisie na łamach bloga parę miesięcy temu. Wyjaśniam, bo w poprzednim wpisie nie powiedziałem tego wprost, że dla list w OneNote warto stworzyć dedykowaną sekcję. Ależ ułatwia to życie! O prostym “hacku” z INBOX-em już nie wspominam, zainteresowanych nim odsyłam do wpisu.

Tagi, które ułatwią życie

Z kolei wracając do Keep – poniżej sugestie kilku tagów, których z powodzeniem używam w aplikacji:

• Do zrobienia – wpisuję tu luźne zadania, którymi warto się zająć, ale nie są bardzo pilne lub wymagają systematyczności. Jak mam trochę wolnego czasu, robię je od ręki, lub wpisuję je do TickTick, by poświęcić im parę minut z dnia
• Cele – to, co chcemy w życiu osiągnąć, wpisujemy z tym tagiem, opisując w prostych słowach. Do opracowania bardziej szczegółowego planu realizacji celu można wykorzystać TickTick, OneNote, czy np. Trello. Pro tip: warto zapisać sobie nadrzędny cel długoterminowy, do którego dążymy w danej chwili. Przykładem może być dostanie wymarzonej pracy. Innym przykładowym celem może być nabycie jakiejś zdolności, na mojej tablicy widnieje np. pozycja “Ucz się JavaScriptu” (akurat był darmowy kurs na Udemy :)).
• Pomysły – prostota korzystania z Keep powinna sprzyjać inwencji twórczej – zamiast zastanawiać się, gdzie umieścić myśl, otwieramy program, chwytamy ją i nadajemy ten tag.
• Porady – natknąłeś się na coś ciekawego, co być może chciałbyś wcielić do swojej codzienności? Zapisz to prostymi słowami i otaguj. Wertując notatki, co jakiś czas będziesz mimowilnie widział tę poradę i z czasem zapisze się ona w twojej świadomości.

Już samo zapisanie celu czy pomysłu będzie stanowić pierwszy krok do przełożenia ich w czyn… Zostało badaniowo wykazane, że już samo zapisanie idei sprzyja jej realizacji.

Bardzo cenię sobie możliwość “przypięcia” ważnych notatek na samą górę listy. Niemniej, czasem tych ważnych notatek robi się zbyt duży natłok i przydałby się “kolejny poziom” priorytetyzacji. Zbawienne w moim przypadku okazało się dodanie tagu “.Ważne”. Dzięki zastosowaniu kropki, pojawia się on nad wszystkimi innymi na liście.

• Zakupy – listy zakupów “na teraz”, paczki, na które czekacie i boicie się o nich zapomnieć, pilnie potrzebne produkty – osobiście lubię te rzeczy mieć w osobnej sekcji.

Czego mi brakuje w Google Keep, to filtrowania notatek, które nie mają żadnych dodanych tagów. Jestem bardzo ciekaw, czy Google kiedyś się zorientuje, że jej brakuje, bo wiem, że nie tylko ja mam z tym problem.

Are you not entertained?

Uff, to tyle i… aż tyle. Poruszyłem wiele tematów, na które miałem zamiar poświęcić całe osobne wpisy, ale jakoś dobrze mi tu pasowały. Mam nadzieję, że chociaż niektórych przekonałem, że z pozoru podobne narzędzia nie muszą się wcale wykluczać. O ile nie widzę sensu w jednoczesnym użytkowaniu np. OneNote i Evernote (może poza testowaniem), o tyle już delikatne różnice w interfejsie prowadzą do znacznych różnic w zakresie możliwości wykorzystania programu. Nieco pacyfistyczny wniosek z tego płynący, brzmi: nie trzeba walczyć, gdy można koegzystować… Jako użytkownicy, to od nas zależy, jak pogodzimy korzystanie z różnych aplikacji, aby były pomocne i uzupełniające się, a nie uciążliwe w obsłudze. W tym celu, warto kierować się maksymą: upraszczaj, nie komplikuj… Być może u Was sprawdzi się jedno narzędzie (przynajmniej na początek)? Hm, gdybym sam miał wybrać pomiędzy tymi dwoma, na początek zdecydowanie wybrałbym Keep (prostota górą!).

Nasuwać się może jeszcze pytanie: co w przypadku, gdyby OneNote też oferował “tablicę” z notatkami? Hm, no tak, pytanie z gatunku “gdyby baba miała wąsy”… Wszystko sprowadza się do wygody. Jeśli byłoby to równie sprawnie rozwiązane, co w Keep, to czemu nie. Z drugiej strony, osiągnięcie poziomu wirtuozerii Google w tej materii na pewno zajęłoby firmie Gatesa wiele, wiele czasu. I vice versa… Bo, zgodnie z filozofią A. Smitha, to specjalizacja pracy prowadzi do najlepszych efektów (ekonomia ftw :)).