Poważny błąd, który najpewniej popełniasz pracując w chmurze!

Dzisiaj krótki wpis w ramach przełamania formy: błąd, o którym być może nie wiesz, że go popełniasz, pracując z chmurą. Ja, prowadząc wszelkiego rodzaju budżety i rozliczenia finansowe, przekonałem się o nim odrobinę boleśnie w pewnym momencie – mam nadzieję, że niniejsza wiedza pozwoli Ci uniknąć cierpienia!

W skrócie: chodzi o to, by pozwolić plikom zsynchronizować się z chmurą zanim zażądamy do nich dostępu, tzn. nim spróbujemy je otworzyć. Tylko tyle i aż tyle. W dobie pracy biurowej z Office 365, Google Docs – które to narzędzia pozwalają na tzw. edycję w czasie rzeczywistym – łatwo o tym zapomnieć – ba, często w ogóle nie mamy świadomości, że coś tam się dzieje “pod spodem” i chcemy mieć jak najszybszy dostęp do dokumentów.

Jak pracować w chmurze bez ryzyka utraty danych?

Przykładowy scenariusz rysuje się tak: osobiście najczęściej pracuję na desktopie, na którym jestem zalogowany do chmury (dajmy na to, Google Drive). Edytuję plik, aktualizuję wspomniane na początku wpisu rozliczenia, zapisuję i szczęśliwy odchodzę od komputera. Po jakimś czasie przenoszę się na pracę na laptopie (z jakiegokolwiek powodu – dajmy na to, potrzeby zmiany otoczenia w domu, co ostatnio praktykuję :)) – od razu po uruchomieniu pierwsze co robię, to klikam w dokument z Budżetem w celu jego otwarcia i… to podstawowy błąd! Albowiem, jeśli nie poczekam, żeby program do obsługi chmury pobrał najpierw na dysk najnowszą wersję, sam proszę się o kłopoty (oczywiście mówimy o edycji plików z poziomu Eksploratora Windows – czyli pulpitu, czy gdziekolwiek tam je trzymacie…) – powstaje tzw. konflikt synchronizacji. W przedstawianym scenariuszu z laptopa, ponieważ nie poczekałem, najnowsze zmiany naniósłbym w PRZEDOSTATNIEJ wersji dokumentu (która akurat była pobrana na dysk), a nie tej właściwej – ostatniej.

Taki odwieczny problem pracy z chmurą w eksploratorze Windows. W praktyce mają one ułatwiać życie, ale jeśli jesteśmy nieostrożni, to mogą nas kosztować utratę ważnych danych, czasem nawet bez naszej wiedzy! Warto być wyczulonym i sprawdzać, czy nie powstał plik z dopiskiem nazwy komputera na końcu – jeśli tak się stało, najpewniej popełniliśmy powyższy błąd i zmiany trzeba scalić (najlepiej ręcznie, żeby nic nam nie umknęło 🙂 ).

A mówili, że technologia ma ułatwiać życie – szkoda, ze producenci oprogramowania nie informują jasno o tego typu niuansach (a przynajmniej ja nie zauważyłem – a Wy?) Także, kolejnym razem, zanim w ogóle otworzycie dokument z chmury (czy inny plik), sprawdzajcie:

1. czy macie łączność z internetem
2. czy nie odbywa się właśnie synchronizowanie plików (warto obserwować ikonkę kątem oka i wydobyć ją na pierwszy plan na pasku zadań)
3. oraz czy NIE POWINNO właśnie odbywać się synchronizowanie (jeśli dokonywaliście zmian w ostatnim czasie). W skrajnym przypadku trzeba wyłączyć i włączyć ponownie program do obsługi chmury). W przypadku wątpliwości warto sprawdzić datę ostatniej modyfikacji, z godziną włącznie!

Synchronizacja w toku w przypadku chmury OneDrive. Kiedy się pojawia, czekamy!

Punkty 2 i 3. najczęściej można sprowadzić do: poczekać i pozwolić żeby deszcz (w postaci danych) z chmury spadł na dysk naszego komputera*  

*  nie pomylić z prawdziwym deszczem i trzymać napoje z dala od komputera – friendly reminder! 🙂

EDIT: Ach, przed WYŁĄCZENIEM komputera TEŻ trzeba poczekać, aż synchronizacja się zakończy!! Jeśli coś zmienialiśmy, rzecz jasna 🙂

I jeszcze co do pracowania w chmurze bez ryzyka utraty danych: naturalnie powinniście robić też kopie zapasowe we własnym zakresie – to absolutna podstawa, czymkolwiek się nie zajmujecie zawodowo lub prywatnie :). Odsyłamy do wpisu poniżej. Poza tym? Silne, UNIKALNE hasło + weryfikacja 2FA** i >powinniście< być w stanie spać spokojnie 🙂

** dwustopniowa weryfikacja. Jeśli nadal brzmi mgliście, skontaktujcie się z nami – umówimy konsultację (która nie kosztuje miliona monet) i pomożemy 🙂

Jak zrobić kopię zapasową? Jak zabezpieczyć dane tanim kosztem?